In Onlineshops sammelt sich über Jahre enormes Wissen an: in E-Mails, Kundenanfragen, Reklamationen, Bestellungen und der Warenwirtschaft. Das Problem: Die Informationen sind vorhanden – aber oft nur schwer wiederzufinden. Mit einer lokalen KI lässt sich genau dieses Wissen gezielt nutzbar machen. Ein Mitarbeiter könnte beispielsweise fragen:
„Gab es mit diesem Kunden schon einmal eine Reklamation?“
„Wie haben wir ähnliche Anfragen bisher beantwortet?“
„Welche Informationen haben wir diesem Kunden bereits geschickt?“
Statt lange in alten E-Mails zu suchen, findet die KI passende Informationen aus der bisherigen Kommunikation.
E-Mails werden zur Wissensbasis
In unserem Beispiel werden E-Mails aus einem IMAP-Postfach automatisch per Python-Skript exportiert und für MSTY AI aufbereitet. Neue Nachrichten werden regelmäßig ergänzt, bereits verarbeitete E-Mails übersprungen. Über Retrieval-Augmented Generation (RAG) kann die lokale KI diese Inhalte anschließend gezielt durchsuchen. So wird aus einem jahrelang gewachsenen E-Mail-Archiv eine aktive Wissensbasis.
Gerade für neue Mitarbeiter interessant
Neue Mitarbeiter kennen frühere Kundenfälle, Sonderlösungen und interne Abläufe zunächst nicht. Mit einer internen KI können sie selbst nach vergleichbaren Vorgängen suchen und vorhandenes Wissen nutzen, ohne bei jeder Frage einen erfahrenen Kollegen unterbrechen zu müssen.
Vorteile im Alltag
- Schneller suchen: Alte Kundenkommunikation wird direkt durchsuchbar.
- Wissen erhalten: Erfahrungen bleiben auch über einzelne Mitarbeiter hinaus verfügbar.
- Automatisch aktuell: Neue E-Mails fließen regelmäßig in die Wissensbasis ein.
- Lokale Verarbeitung: Sensible Daten können im eigenen Unternehmen bleiben.
- Einfach nutzbar: Mitarbeiter stellen Fragen in normaler Sprache.
Der nächste Schritt: JTL-Wawi einbinden
Noch interessanter wird die Lösung, wenn zusätzlich Daten aus JTL-Wawi eingebunden werden. Dann könnten beispielsweise Fragen möglich werden wie:
„Was hat dieser Kunde bisher bestellt?“
„Gab es zu diesem Auftrag schon E-Mail-Verkehr?“
„Welche ähnlichen Reklamationen gab es zu diesem Artikel?“
E-Mail-Kommunikation und Warenwirtschaft werden damit nicht mehr getrennt betrachtet. Es entsteht ein interner KI-Assistent für den eigenen Support, der auf dem Wissen des eigenen Unternehmens arbeitet. Der eigentliche Vorteil liegt dabei nicht darin, irgendeine KI einzusetzen. Sondern darin, das Wissen nutzbar zu machen, das im eigenen Unternehmen längst vorhanden ist.
Wie hilfreich wäre es, wenn Ihre Mitarbeiter dieses Wissen einfach fragen könnten?
Wenn Sie sich die technische Umsetzung ansehen oder das verwendete Python-Skript für den IMAP-Export nutzen möchten, können Sie mich gerne kontaktieren.
